Efalia ECM Enterprise
Efalia ECM Enterprise ist eine leistungsstarke Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM), die Unternehmen dabei unterstützt, ihre geschäftskritischen Dokumente zu erfassen, zu verwalten, abzurufen und zu sichern. Durch die Optimierung von Dokumentenprozessen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen steigert Efalia ECM Enterprise die Produktivität, senkt die Betriebskosten und stellt sicher, dass Informationen bei Bedarf jederzeit verfügbar sind.
Zeit sparen & Effizienz steigern
Digitalisieren Sie Papierdokumente, automatisieren Sie die Datenerfassung und vereinfachen Sie die Dokumentenverwaltung durch intelligente Indizierungs- und Abruf-Tools.
Sichere Dokumenten-speicherung
Schützen Sie sensible Geschäftsinformationen mit fortschrittlichen Sicherheitskontrollen, Benutzerberechtigungen und Audit-Funktionen, die speziell für moderne Unternehmen entwickelt wurden.
Schnelle & präzise Abfrage
Finden Sie Dokumente sofort mithilfe von Metadaten, Volltextsuche, Barcodes, OCR-Technologie oder automatisierten Indizierungsfunktionen.
Skalierbar für Unternehmens-wachstum
Efalia ECM Enterprise basiert auf Microsoft SQL- und Oracle-Datenbanken und kann Millionen von Datensätzen und Dokumenten verwalten, wobei es Multi-Server-Bereitstellungen unterstützt.
Erfassung & Organisation
Erfassen Sie Informationen aus beliebigen Quellen und organisieren Sie Dokumente automatisch, um sie schnell und präzise abrufen zu können.
Efalia ECM erfasst elektronische und physische Dokumente flexibel und schnell, unabhängig von Format und Datenquelle.
Egal, welche Anwendungen Ihr Unternehmen nutzt, stellen Sie sehr schnell Schnittstellen zu Efalia ECM her.
Unsere ECM-Lösung bietet Integration in Microsoft Office und den Windows Explorer. Elektronische Dokumente können somit leicht übermittelt und katalogisiert werden. Die gleichen Vorteile bietet Efalia ECM bei der Verarbeitung von Papierdokumenten. In nur einer einzigen Applikation können Dokumente erfasst und digitalisierte Daten ausgewertet werden - ein riesiger Komfortgewinn für Nutzer.
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Scannen
Efalia ECM ist kompatibel zu den Industriestandards ISIS (Image and Scanner Interface Specification) und TWAIN. Daher kann die Software mit den meisten Scannern und Eingabegeräten genutzt werden. Dazu ist in Efalia ECM eine Vielzahl an Treibern für Canon, Epson, Panasonic, Plustek und Samsung-Dokumentenscanner integriert.
Indizieren von Dokumenten
Optional erkennt Efalia ECM vordefinierte Bereiche in Dokumenten beim Scannen automatisch und wertet deren Inhalte per Zonentexterkennung aus. Was viel Zeit beim Erstellen des Indexes einspart.
Der Windows-Client von Efalia ECM schlägt gleich zwei Fliegen mit einer Klappe:
Dokumente können leicht erfasst werden und innerhalb der Daten kann recherchiert werden. Individuelle Scanprofile vereinfachen dazu das Einlesen und Archivieren von Dokumenten. Über den WinClient können Dokumente erzeugt und bearbeitet werden.
Microsoft-Office-Integration
Efalia ECM ist mit den gängigsten Microsoft-Produkten wie Word, Excel, Outlook und Explorer kompatibel. In Microsoft Outlook archivierte E-Mails können vollautomatisch mit allen wichtigen Informationen indiziert werden. Dabei können Inhalt und Anhänge in den Volltextindex einfließen.
E-Mailablage
Werden E-Mails über einen SMTP-Server verwaltet, sichert MailStore sie automatisch in Efalia ECM ab. Über MailArchiver (ab Efalia ECM 3.6), können Mails von Microsoft-Exchange-Postfächern und anderen IMAP-Postfächern automatisch in FileDirector gespeichert werden. Dabei stehen alle wichtigen Informationen und Elemente der E-Mail zum Indizieren zur Verfügung.
Import von Dokumenten und Daten, Integration von MFP
Efalia ECM importiert praktisch von allen verfügbaren Informationsquellen: Vom Windows-Client aus können über Importer und Scanprofil aus verschiedensten Datenquellen heraus Dokumente importiert werden. Hilfreich ist dies etwa bei einem im Netzwerk gemeinsam genutzten Scanner, der Daten in ein bestimmtes Verzeichnis speichert. Der Windows Client kann auch Dokumente importieren, deren Indexdaten in einer separaten Datei gespeichert sind.
Diverse Funktionen seitens des Servers regeln den Import von Dateien und Indexdaten. Zusätzlich lassen sich als Text- oder XML-Datei vorhandene Spooldaten importieren, die Indexdaten extrahieren und uber ein Bild oder eine XML-Vorlage legen.
ImagePrinter
Der Efalia ECM ImagePrinter ist ein Windows-Druckertreiber, mit dem aus jeder beliebigen Windows-
Anwendung heraus gedruckt werden kann.
Virtueller Netzwerkdrucker (VNP)
Mithilfe des VNP werden gedruckte Daten in Bild-Dateien konvertiert und in zuvor festgelegte Verzeichnisse abgespeichert. Aus diesem Verzeichnis können die Daten jederzeit im Hintergrund importiert und archiviert werden. So kann zum Beispiel eine Buchhaltungs-Software Druckdaten als normalen Druckauftrag und gleichzeitig automatisch an den VNP senden, ohne dass der Anwender zusätzliche Einstellungen treffen muss. Durch das Einrichten verschiedener VNPs können unterschiedliche Daten in verschiedenen virtuellen Efalia ECM-Aktenschranken und als unterschiedliche Dokumententypen archiviert werden.
Bei Formularen mit gleichbleibendem Erscheinungsbild, wie Rechnungen oder Lieferscheine, erkennt
die optionale Formularerkennung der OCR-Funktion die Indexdaten automatisch.
Maßgeschneiderter Erfassungsprozess
Efalia ECM bietet eine Vielzahl an praktischen Entwicklungs- und Integrationswerkzeugen. Software-
Entwickler können so individuell verschiedene Erfassungsmöglichkeiten in Anwendungen einbinden.
Ganz gleich, ob es sich um unternehmenseigene Losungen handelt oder um Anwendungen von
Drittanbietern.s.
Mit AutoCapture verarbeiten Sie Ihre Rechnungen schnell und effektiv. Das spart Zeit und Geld.
Clever und effizient
Efalia ECM AutoCapture ist eine intelligente Erfassungssoftware. Vom ersten Schritt an unterstützt Sie das Programm bei der Verarbeitung von Rechnungen - und lernt bei jedem Schritt dazu. AutoCapture wendet das erlernte Wissen auf ähnliche Dokumente an.
Mit jedem Dokument lernt AutoCapture dazu und unterstützt Sie mehr und mehr bei der Erfassung von neuen, unbekannten Belegen.
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AutoCapture und MailArchiver
- Umweltfreundlich: Kein Ausdrucken von Rechnungen
- Einfache Implementierung
Erhalten Sie Ihre Rechnungen digital? Kein Problem: Auch PDFs können mühelos erfasst werden.
Hierfür bietet Ihnen AutoCapture mit der Integration in den Efalia ECM MailArchiver* eine optimale Lösung. Die Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt werden - das spart Papier und freut die Umwelt.
Der MailArchiver importiert automatisch alle betreffenden E-Mails.
AutoCapture sorgt nun dafür, dass alle PDF-Anhänge durch die intelligenten Routinen verarbeitet werden.
*Bestandteil des optionalen Moduls Efalia ECM MailStore
Efalia ECM Indizierung
Mit Efalia ECM können Sie Inhalte auf verschiedenste Weise indizieren. So können Sie Feldeigenschaften definieren und die Inhalte in andere Dokumente übertragen.
Datumsangaben können automatisch vergeben oder per Kalender ausgewählt werden. In Feldern mit Wortauswahllisten können Sie erlaubte Einträge spezifizieren und definieren, was in einem weiteren Wortlistenfeld ausgewählt werden darf. Externe Datenquellen können optional über ODBC zur schnellen Indizierung angebunden.
Efalia ECM Formularerkennung
Mit der optionalen Formularerkennung können Dokumente per Zonen-OCR und Barcodes automatisch klassifiziert und indiziert werden. Für oft genutzte Dokumente, wie Rechnungen, können Formulare erstellt werden, die somit ein vollständig automatisches Indizieren gewährleisten.
Efalia ECM Volltext-Erkennung
Einen echten Vorteil bietet die optionale Volltext-Erkennung von Efalia ECM. Zusammen mit der Standard-Suchfunktion, erleichtert sie die Suche nach wichtigen Informationen erheblich.
Formular Designer
Mit dem Efalia ECM FormularDesigner erstellen Sie im Handumdrehen ein- oder mehrseitige Formulare.
Ein Link genügt und Ihre Kunden können zum Beispiel bequem an einer Umfrage teilnehmen. Efalia ECM speichert anschließend das ausgefüllte Formular für die weitere Verarbeitung ab.
Unterstützen Sie Ihre Außendienstmitarbeiter, indem sie Kundenwünsche vor Ort aufnehmen und zur weiteren Bearbeitung direkt ins Efalia ECM System übermitteln können.
Zugriff & Produktivität
Greifen Sie von überall auf Informationen zu, zeigen Sie diese an und verwalten Sie sie mithilfe leistungsstarker Such-, Berichts- und Produktivitätswerkzeuge.
Efalia ECM überzeugt mit einer Fülle an Funktionen. Eine einfache Handhabung, Skalierbarkeit und praktische, optionale Funktionen wie das GeschäftsProzessManagement und die SAP-Anbindung machen Efalia ECM zum perfekten Partner für Ihr Unternehmen.
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Übersicht der Funktionen:
- vollständige Protokollierung
- Benutzer- und Rechteverwaltung
- AD LDAP basierte Sicherheit
- Dokumentenrevisionierung
- Fristensteuerung
- Microsoft Office Integration
- Dokumentenscannertreiber
- TWAIN Scannertreiber-Unterstützung
- leistungsstarke Dokumentenanzeige
- Anmerkungen auf Dokumente, inklusive Hyperlinks
- Dashboard
- WebServer
Optional:
- unbegrenzte Benutzeranzahl möglich
- AutoCapture (Plus)
- FormularDesigner
- Volltext OCR
- GeschäftsProzessManagement
- Barcode/Client-Zonen-OCR
- CodelessConnector
- virtueller Windowsdrucker
- virtueller Netzwerkdrucker (VNP)
- Serverbasierte ODBC-Verbindungen
- ISIS Scannertreiber-Unterstützung
- Scripts
- COLD (Computer Output on Laser Disk)
- SDK
- Mailstore MX Exchange
- Mailbox-Archivierung
- SAP Integration
- SharePoint-Verbindung
Mit Efalia ECM finden Sie Informationen schnell und einfach – entweder über die individuell definierten Indexfelder, um gezielt innerhalb eines Dokuments oder eines ganzen Aktenschranks zu suchen, oder über die praktische Volltextsuche.
Die gefundenen Dokumente werden anschließend in einer Liste übersichtlich dargestellt. Efalia ECM kann dabei eine Vielzahl an verschiedenen Dokumentenformaten verarbeiten. Dokumente werden auch dann angezeigt, wenn die Anwendung, mit der das Dokument erstellt wurde, nicht auf Ihrem Rechner installiert ist.
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WinClient Suchhistorie
Die WinClient Suchhistorie erleichtert wiederkehrende Suchabfragen. Benutzer können einmal eingegebene Abfragen speichern, was viel Zeit erspart.
Suche von Indexdaten
Die Sucheingaben erfolgen über ein benutzerfreundliches Steuerfeld. Anwender können – abhängig von ihren Benutzerrechten – innerhalb eines spezifischen Dokumententyps oder über alle Dokumententypen suchen. Diverse Suchoptionen legen fest, wie die Suche abläuft.
Wirklich praktisch: Efalia ECM hält die Sucheingaben innerhalb einer Sitzung temporär vor.
Volltextsuche
Sind Dokumente im Volltext indiziert, wird der gesamte Inhalt der Datei durchsucht. Die Volltextsuche lässt sich mit der Indexsuche kombinieren, was die Genauigkeit erhöht. Das Suchergebnis einer Volltextsuche zeigt die relevantesten Ergebnisse zuerst an.
Suchergebnisse
Die Suchergebnisliste kann anhand der eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Von der Suchliste aus können Dokumente direkt genutzt werden.
Dokumentenanzeige
Alle Dokumente können in einer Miniarturansicht und/oder in Originalgröße angezeigt werden. Auf Wunsch lassen sich beide Ansichten auch kombinieren. Aus der Miniaturansicht heraus drucken Sie Seiten aus, versenden sie an Kollegen, speichern oder kopieren sie. Dabei stehen frühere Versionen des Dokumentes unter einem eigenen Reiter zur Verfügung.
Demnächst verfügbar
Unsere mobilen Apps befinden sich derzeit in der Entwicklung. Seien Sie gespannt auf die Veröffentlichung und freuen Sie sich auf einen bequemen Zugriff von unterwegs.
Effizienz und Überblick sind wichtige Gründe für ein ECM System.
Deshalb ist das Efalia ECM Dashboard auch Bestandteil Ihres Enterprise Systems, vollintegriert in den Efalia ECM WebServer.
Behalten Sie anhand von automatisch aktualisierenden Diagrammen den Überblick über wichtige Kennzahlen anhand von Efalia ECM Indexwerten.
In Verbindung mit dem Efalia ECM GeschäftsProzessManagement bietet Ihnen das Dashboard zusätzlich vielfältige Möglichkeiten den Verlauf von Prozessen zu verfolgen.
Efalia ECM Dashboard ist voll in das Rechtesystem von Efalia ECM integriert und wird somit auch zentral über die administrative Benutzeroberfläche gesteuert.
Automatisierung & Regelkonformität
Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, vernetzen Sie Geschäftssysteme und gewährleisten Sie die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften auf Unternehmensniveau.
Wo Daten verarbeitet werden, gibt es viele rechtliche Bestimmungen zu beachten. Efalia ECM bringt ab Werk eine Reihe von Funktionen mit, die Ihnen die Arbeit mit Dokumenten erleichtert.
Ein bewährtes Sicherheitskonzept schützt alle von Efalia ECM verwalteten Dokumente. Mehr Details zu den Sicherheitsfunktionen finden Sie hier.
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Efalia ECM Aufbewahrungssteuerung
Die Aufbewahrungssteuerung von Efalia ECM regelt automatisch, wie lange ein Dokument verfügbar bleiben muss und was nach Ablauf einer festgelegten Sperrfrist damit geschieht. Sie können die Faktoren und Sperrfristen selbst festlegen und individuell definieren.
Efalia ECM Protokollierung
Efalia ECM protokolliert alle Aktivitäten in einem digitalen Prüfpfad. Selbstverständlich wurde dabei auch die DSGVO berücksichtigt.
GeschäftsProzessManagement
Mit dem praktischen GeschäftsProzessManagement haben Sie Ihre Dokumente stets fest im Blick: Abwesenheits- und Timeout-Funktionen verhindern, dass Prozesse ins Stocken geraten. Übersichten zeigen den Status der Dokumente an. Individuell gestaltete Benachrichtigungen führen die Nutzer durch die tägliche Informationsflut, während E-Mails darüber informieren, wann Dokumente bearbeitet werden können.
Efalia ECM lässt sich mit vorhandenen Anwendungen leicht verknüpfen – das steigert die Effizienz und bringt Ihrem Unternehmen sichtbare Vorteile.
Unser Electronic-Content-Management-System integriert sich spielend leicht in Ihre vorhandene Anwendungslandschaft. Egal, welche Applikationen Sie einsetzen – wir haben die Lösung. Sei es per standardisiertem Link, über den im Efalia ECM integrierten WebServer oder die Schnittstelle zu Ihrem SAP-System.
Der Clou: Wenn Sie Ihre vorhandenen Anwendungen per Link mit Efalia ECM verknüpfen, muss kein Programmcode geschrieben werden. Einfacher, schneller und günstiger geht´s nicht!
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CodelessConnector
Verbinden Sie in Ihrem Unternehmen vorhandene Anwendungen vollkommen ohne Programmierung mit dem Efalia ECM WinClient. Sie benötigen lediglich eine Verlinkung zwischen den Indexfeldern der Anwendung und Efalia ECM.
Efalia ECM Link
Vorhandene Anwendungen werden per Link mit dem Efalia ECM WebServer und dem WinClient verknüpft. Eigens definierte URL-Vorlagen enthalten die Daten, die für Such- oder Scanvorgänge genutzt werden sollen.
Web-Integration
Der Efalia ECM WebServer kann problemlos in das Firmen-Intranet oder die Webseite integriert werden. Über ihn erhalten Besucher der Seiten oder Kunden Zugang zu Dokumenten. Dabei können Sie die Sicherheitseinstellungen selbstverständlich individuell anpassen.
SAP-Integration
Efalia ECM kann nahtlos in Ihre SAP-Systemlandschaft integriert werden.
Über ArchiveLink und die SAP Content Server HTTP-Schnittstelle steht Efalia ECM in beliebigen SAP-Anwendungen als weit mehr als ein reines, externes Ablagesystem zur Verfügung.
Öffnet man etwa einfach das SAP Business Document in der SAP Benutzeroberfläche, wählt einen Dokumententyp und hängt das gewünschte Dokument und legt dieses im Content Repository ab, so speichert das SAP System das Dokument im Content Repository des ECM Systems und verknüpft es mit dem SAP Business Document, ganz automatisch.
Ebenso können Informationen von SAP Business Documents, welche mit SAP Document Info Records verknüpft sind und im Efalia ECM Content Repository abgelegt wurden, ohne zusätzliche Aufwand oder Speicherplatz, Ihren Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.
Selbstverständlich unterstützt Sie das Efalia ECM System auch beim Thema SAP Drucklisten weiter, welche durch Reportläufe im SAP System erstellt werden. Diese können kumulierte Kontenschreibung, Chargenverwendungsnachweise, Objektleistungsverzeichnisse, Bilanzbewertungen oder Kostenstellenberichte sein.
Schaffen Sie die Möglichkeit von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig auf diese Informationen zuzugreifen. Entweder über die SAP Oberfläche oder über Efalia ECM WinClient und WebServer. Die für die Suche relevanten Informationen können ganz bequem in Efalia ECM Indexfeldern gespeichert werden.
Reduzieren Sie hohe Druckmengen, wobei die Informationen nur eingeschränkt verfügbar sind und verbessern Sie gleichzeitig die Umweltbilanz für Ihr Unternehmen. Der durch SAP erzeugte Druckdatenstrom kann hierbei in eine PDF Datei umgewandelt werden.
Efalia ECM bietet umfassenden Schutz für Ihre Dokumente – unter anderem durch eine klare Definition der Benutzerrechte. Efalia ECM zieht alle notwendigen Informationen aus dem Active Directory einer Windows-Domäne. Ebenso kann die eigene, integrierte Benutzerkontensteuerung verwendet und die Administration somit einfach delegiert werden.
Der Zugriff auf die in Efalia ECM verwalteten Dokumente wird durch bewährte und standardisierte Verschlüsselungstechniken gesichert. Dazu gehört eine Verschlüsselung nach TLS-Standard sowie digitale Signaturen und Zertifikate. Weiterhin arbeiten das Windows-Betriebssystem und Efalia ECM „Hand in Hand“: Windows sorgt für die Authentifizierung; Efalia ECM entscheidet, auf welche Dokumente der Nutzer zugreifen darf.
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Zugriffsrechte
Zugriffsrechte werden bei Efalia ECM schrittweise festgelegt: Das allgemeine Zugriffsecht wird festgelegt. Darüber hinaus können weitere individuelle Rechte vergeben werden.
Zusätzlich können Indexfelder so gefiltert werden, dass abhängig von deren Inhalt nur auf die entsprechenden Dokumente zugegriffen werden kann. Die Steuerung der Zugriffsrechte hört aber bei den Dokumenten nicht auf.
Innerhalb des Efalia ECM GeschäftsProzessManagements können Rechte für einzelne Prozesse definiert werden und auch Scanprofile und Formulare sind selbstverständlich in das umfangreiche Rechtemanagement eingebunden.
Benutzerzugriffe
Alle Zugriffe auf Indexdaten und Dokumente werden vom Efalia ECM-Server gesteuert. Kein Nutzer hat Zugriff auf die Daten, sodass Dokumente und Daten nicht außerhalb des ECM verändert oder gelöscht werden können. Ein weiterer Vorteil dieses mehrschichtigen Aufbaus ist, dass das System stabil läuft und selten gewartet werden muss.
Alle Aktivitäten innerhalb des ECM können aufgezeichnet und über eine Historie nachverfolgt werden.
Replikation
Ein weiterer Performancefaktor ist die Möglichkeit der Replikation, zum Beispiel durch das Verteilen auf Zweigstellen: Jeder Efalia ECM Server kann optional mit anderen Efalia ECM Servern Dokumente, gesichert per http(s)/TLS, austauschen. Das Efalia ECM SiteReplication-Modul minimiert so Zugriffszeiten durch zusätzliche Verfügbarkeit auf weiteren Servern, zum Beispiel in Zweigstellen.
Der zentrale Efalia ECM Server kann über Nacht eine große Menge an Daten an Zweigstellen verteilen und somit leistungsschwächere Datenleitungen entlasten.
Ebenso können über Nacht Dokumente von Zweigstellen zur Zentrale übertragen und dort schnell und effizient weiterbearbeitet werden.
Sollte das Augenmerk auf einer direkten Verfügbarkeit von Dokumenten in oder aus Zweigstellen liegen, hilft auch hier die Replikation weiter – durch die Steuerung über Efalia ECM Zeitplaner.
In jedem Unternehmen laufen anhand von Dokumenten definierte Prozesse ab. Sei es, dass bestimmte Dokumente jeweils durch die Abteilungsleitung gesichtet werden müssen oder eine Freigabe erfolgen muss.
Da diese Abläufe zu jedem Unternehmen gehören, bietet der Efalia ECM WinClient die Möglichkeit einfache Prozesse als Ad-hoc Prozess abzubilden.
Mit Ihrem Unternehmen wachsen auch die Art der Prozesse. Dank des modularen Aufbaus wächst Efalia ECM problemlos mit.
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Das optionale Efalia ECM GeschäftsProzessManagement ist eine zuverlässige Erweiterung Ihres Enterprise-ECM-Systems. Die Verwaltung erfolgt bequem und zentral über die Efalia-ECM-Verwaltungsoberfläche. Eine übersichtliche grafische Benutzeroberfläche unterstützt Sie dabei, selbst komplexe Prozesse zu gestalten und diese den Mitarbeitern im Handumdrehen zur Verfügung zu stellen, wobei die umfassende Rechteverwaltung für Sicherheit sorgt.
Das GeschäftsProzessManagement bietet Ihnen eine Vielzahl von Automatisierungsmöglichkeiten innerhalb Ihres Enterprise-ECM-Systems. Diese reichen von einfachen Genehmigungs- oder Rückübermittlungsvorgängen an Benutzer oder Gruppen bis hin zum optionalen automatischen Import über ODBC.
Dokumente sollen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur weiteren Verwendung aus Ihrem Efalia ECM System exportiert werden? Kein Problem. Soll dieses von einer automatisch generierten E-Mail begleitet werden oder soll eine E-Mail direkt die entsprechenden Dokumente beinhalten?
Sie sehen, unser Prozessmanagement unterstützt Sie von Anfang an und stellt zuverlässig den reibungslosen Ablauf, durch definierbare Eskalationsstufen und Abwesenheitseinstellungen mit entsprechenden Vertretern, sicher.