Efalia ECM SBE
Efalia ECM Small Business Edition (SBE) bietet eine kostengünstige und benutzerfreundliche Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM), die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Verwalten Sie Verträge, Rechnungen, Bestellungen und Geschäftsdokumente effizient, steigern Sie gleichzeitig die Produktivität und behalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Informationen.
Entwickelt für kleine Unternehmen
Efalia ECM SBE wurde speziell für KMU entwickelt und bietet leistungsstarke Funktionen für das Dokumentenmanagement – ohne die Komplexität und die Kosten großer Unternehmenssysteme.
Effizienz steigern
Digitalisieren und organisieren Sie Geschäftsdokumente, optimieren Sie alltägliche Abläufe und reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen.
Sicherheit durch Design
Schützen Sie sensible Geschäftsdaten mit Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau und kontrolliertem Zugriff auf Dokumente und Unterlagen.
Wachsen Sie in Ihrem eigenen Tempo
Wenn Ihr Unternehmen wächst, lässt sich Efalia ECM SBE nahtlos auf die Enterprise Edition erweitern, ohne Ihre bestehenden Prozesse zu beeinträchtigen.
Erfassung & Organisation
Erfassen Sie Informationen aus beliebigen Quellen und organisieren Sie Dokumente automatisch, um sie schnell und präzise abrufen zu können.
Efalia ECM SBE erfasst Dokumente flexibel und schnell – unabhängig von der Quelle oder Form Ihrer Dokumente. Elektronische Dokumente können per Mausklick übermittelt und kategorisiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, welche Anwendung Ihr Unternehmen einsetzt. Informationen wie Dateinamen und Datum erfasst die Software ebenso wie Absender oder Betreff von E-Mails.
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Scannen
Efalia ECM SBE ist mit vielen Scannern und Eingabegeräten kompatibel. Neben der Kompabilität mit einem High-speed Scanner und TWAIN, bietet SBE eine Vielzahl von integrierten Treibern für Dokumentenscanner.
Efalia ECM SBE macht das Scannen und Verwalten von Dokumenten leichter denn je: Zeitdaten und Zählfelder werden von Efalia ECM SBE automatisch erfasst. Optional können bestimmte Zonen in Dokumenten ausgewählt werden – beim Scannen werden sie erkannt und per Zonentexterkennung ausgewertet. All das verkürzt die Erstellung eines Indexes erheblich.
Windows-Client
Der Windows-Client von Efalia ECM SBE erfasst Dokumente und ermöglicht, in ihnen zu suchen. Scanprofile vereinfachen das Einlesen und erhalten Angaben zum Archivieren bestimmter Dokumenttypen. Der WinClient ermöglicht es, Dokumente einfach und schnell zu erzeugen und zu erweitern.
Microsoft-Office-Integration
Efalia ECM SBE lässt sich nahtlos in die Office-Produkte von Microsoft und in den Windows Explorer integrieren. Alle häufig genutzten Windows-Funktionen können problemlos mit Efalia ECM SBE interagieren.
Per Mausklick schickt der Anwender beliebige Dokumente an Efalia ECM SBE. Soll das Dokument indiziert werden, können Informationen wie der Dateiname oder das Erstellungsdatum der Datei automatisch übernommen und Feldwerte hinzugefügt werden. Auf Wunsch ist es möglich, den Inhalt des Dokuments per Volltextauswertung zu indizieren.
In Microsoft Outlook archivierte E-Mails können automatisch mit den vorhandenen Informationen indiziert werden.
MailStore
Selbstverständlich bietet auch Efalia ECM SBE eine MailStore-Option. Diese verarbeitet bereits versendete und empfangene E-Mails und erlaubt es Ihnen, E-Mails zu sortieren und indizieren.
Import von Dokumenten und Daten, Integration von MFP
Efalia ECM SBE ermöglicht es über Scanprofile oder zeitgesteuerten Importer Dokumente aus verschiedenen Informationsquellen zu importieren. Gerade bei Multifunktionsgeräten (MFP), die von einem gemeinsamen Netzwerk verwendet werden, ist das von Vorteil. Auch Dokumente, deren Indexdaten in einer separaten Indexdatei gespeichert sind, können problemlos integriert werden.
ImagePrinter
Mithilfe des optionalen Efalia ECM SBE ImagePrinter ist es möglich, aus einer beliebigen Windows-Anwendung heraus zu drucken. Der Treiber wandelt die Dokumente entweder in TIFF- oder JPG-Dateien, je nach Inhalt der gedruckten Datei.
Virtueller Netzwerkdrucker (VNP)
Einen weiteren Vorteil bietet auch schon bei Efalia ECM SBE der optional erhältliche Virtuelle Netzwerkdrucker (VNP): Er konvertiert gedruckte Daten in Bild-Dateien und speichert sie anschließend in ein vordefiniertes Verzeichnis. Im Hintergrund werden die Daten importiert und archiviert. So ist es möglich Druckdaten gleichzeitig als normalen Druckauftrag und an den Netzwerkdrucker zu senden. Durch das Einrichten verschiedener VNP können unterschiedliche Daten in verschiedenen digitalen Aktenschränken archiviert werden.
Formulare mit gleichbleibendem Erscheinungsbild, beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine, werden dank der optionalen Formularerkennung der OCR-Funktion automatisch erkannt.
Mit AutoCapture verarbeiten Sie Ihre Rechnungen schnell und effektiv. Das spart Zeit und Geld.
Clever und effizient
Efalia ECM AutoCapture ist eine intelligente Erfassungssoftware. Vom ersten Schritt an unterstützt Sie das Programm bei der Verarbeitung von Rechnungen - und lernt bei jedem Schritt dazu. AutoCapture wendet das erlernte Wissen auf ähnliche Dokumente an.
Mit jedem Dokument lernt AutoCapture dazu und unterstützt Sie mehr und mehr bei der Erfassung von neuen, unbekannten Belegen.
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AutoCapture und MailArchiver
- Umweltfreundlich: Kein Ausdrucken von Rechnungen
- Einfache Implementierung
Sie erhalten Ihre Rechnungen digital? Kein Problem: Auch PDFs können mühelos erfasst werden.
Hierfür bietet Ihnen AutoCapture mit der Integration in den Efalia ECM MailArchiver* eine optimale Lösung. Die Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt werden – das spart Papier und freut die Umwelt.
Der MailArchiver importiert automatisch alle betreffenden E-Mails.
AutoCapture sorgt nun dafür, dass alle PDF-Anhänge durch die intelligenten Routinen verarbeitet werden.
*Bestandteil des optionalen Moduls Efalia ECM MailStore
Indizierung
Efalia ECM SBE macht Datei-Indizierung leicht.
Manuell können Sie Feldeigenschaften definieren, welche dann ins nächste Dokument übernommen werden.
In Feldern mit Wortauswahllisten können Sie Einträge spezifizieren und definieren, was in einem weiteren Wortlistenfeld ausgewählt werden darf. Dieser Prozess wird zusätzlich dadurch erleichtert, dass Sie Kürzel für Wörter definieren können. Optional können über ODBC zudem externe Datenquellen angebunden werden.
Formularerkennung
Mit Hilfe der optionalen Formularerkennung können Sie Dokumente per Zonen-OCR und Barcodes automatisch klassifizieren und indizieren. Häufig vorkommende Dokumente, so beispielsweise Rechnungen, können automatisch indiziert werden.
Volltexterkennung
Die optionale Volltext-Erkennung macht die Suche nach Informationen in Ihren Dokumenten einfach. Der komplette OCR-Text eines archivierten Dokuments kann im Efalia ECM SBE hinterlegt werden, unabhängig vom Format des Textes.
Formular Designer
Mit dem Efalia ECM FormularDesigner erstellen Sie im Handumdrehen ein- oder mehrseitige Formulare.
Ein Link genügt und Ihre Kunden können zum Beispiel bequem an einer Umfrage teilnehmen. Efalia ECM SBE speichert anschließend das ausgefüllte Formular für die weitere Verarbeitung ab.
Unterstützen Sie Ihre Außendienstmitarbeiter, indem sie Kundenwünsche vor Ort aufnehmen und zur weiteren Bearbeitung direkt ins Efalia ECM System übermitteln können.
Zugriff & Produktivität
Greifen Sie von überall auf Informationen zu, zeigen Sie diese an und verwalten Sie sie mithilfe leistungsstarker Such-, Berichts- und Produktivitätswerkzeuge.
Efalia ECM SBE überzeugt mit einer Fülle an Funktionen. Eine einfache Handhabung, Skalierbarkeit und praktische Funktionen wie das GeschäftsProzessManagement machen SBE zum perfekten Partner für Ihr Unternehmen.
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Übersicht der Funktionen:
- vollständige Protokollierung
- Benutzer- und Rechteverwaltung
- AD LDAP basierte Sicherheit
- Dokumentenrevisionierung
- Fristensteuerung
- Microsoft Office Integration
- Dokumentenscannertreiber
- TWAIN Scannertreiber-Unterstützung
- leistungsstarke Dokumentenanzeige
- Anmerkungen auf Dokumente, inklusive Hyperlinks
- Dashboard
- WebServer
Optional:
- Max. 15 Benutzer
- AutoCapture (Plus)
- FormularDesigner
- Volltext OCR
- GeschäftsProzessManagement
- Barcode/Client-Zonen-OCR
- CodelessConnector
- virtueller Windowsdrucker
- virtueller Netzwerkdrucker (VNP)
- Serverbasierte ODBC-Verbindungen
- ISIS Scannertreiber-Unterstützung
- Scripts
- COLD (Computer Output on Laser Disk)
- SDK
- Mailstore MX Exchange
- Mailbox-Archivierung
Mit Efalia ECM SBE finden Sie Informationen schnell und einfach – entweder über die individuell definierten Indexfelder, um gezielt innerhalb eines Dokuments oder eines ganzen Aktenschranks zu suchen, oder über die praktische Volltextsuche. Die gefundenen Dokumente werden anschließend in einer Liste übersichtlich dargestellt. Efalia ECM SBE kann dabei eine Vielzahl an verschiedenen Dokumentenformaten verarbeiten. Dokumente werden auch dann angezeigt, wenn die Anwendung, mit der das Dokument erstellt wurde, nicht auf Ihrem Rechner installiert ist.
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WinClient Suchhistorie
Die WinClient Suchhistorie erleichtert wiederkehrenden Suchabfragen. Benutzer können einmal eingegebene Abfragen speichern, was viel Zeit erspart.
Suche von Indexdaten
Die Sucheingaben erfolgen über ein benutzerfreundliches Steuerfeld. Anwender können – abhängig von ihren Benutzerrechten – innerhalb eines spezifischen Dokumententyps oder über alle Dokumententypen suchen. Diverse Suchoptionen legen fest, wie die Suche abläuft.
Wirklich praktisch: Efalia ECM SBE hält die Sucheingaben innerhalb einer Sitzung temporär vor.
Volltextsuche
Sind Dokumente im Volltext indiziert, wird der gesamte Inhalt der Datei durchsucht. Die Volltextsuche lässt sich mit der Indexsuche kombinieren, was die Genauigkeit erhöht. Das Suchergebnis einer Volltextsuche zeigt die relevantesten Ergebnisse zuerst an.
Suchergebnisse
Die Suchergebnisliste kann anhand der eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Von der Suchliste aus können Dokumente direkt genutzt werden.
Dokumentenanzeige
Alle Dokumente können in einer Miniarturansicht und/oder in Originalgröße angezeigt werden. Auf Wunsch lassen sich beide Ansichten auch kombinieren.Aus der Miniaturansicht heraus drucken Sie Seiten aus, versenden sie an Kollegen, speichern oder kopieren sie.
Dabei stehen frühere Versionen des Dokumentes unter einem eigenen Reiter zur Verfügung.
Demnächst verfügbar
Unsere mobilen Apps befinden sich derzeit in der Entwicklung. Seien Sie gespannt auf einen Veröffentlichung und freuen Sie sich auf bequemen Zugriff von unterwegs.
Effizienz und Überblick sind wichtige Gründe für ein ECM System.
Deshalb ist das Efalia ECM Dashboard auch schon Bestandteil Ihres SBE Systems, vollintegriert in den Efalia ECM WebServer.
Behalten Sie anhand von automatisch aktualisierenden Diagrammen den Überblick über wichtige Kennzahlen anhand von Efalia ECM Indexwerten.
In Verbindung mit dem Efalia ECM GeschäftsProzessManagement bietet Ihnen das Dashboard zusätzlich vielfältige Möglichkeiten den Verlauf von Prozessen zu verfolgen.
Efalia ECM Dashboard ist voll in das umfassende Rechtesystem von SBE integriert und wird somit auch zentral über die administrative Benutzeroberfläche gesteuert.
Automatisierung & Regelkonformität
Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, vernetzen Sie Geschäftssysteme und gewährleisten Sie die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften auf Unternehmensniveau.
Wo Daten verarbeitet werden, gibt es viele rechtliche Bestimmungen zu beachten. Efalia ECM SBE bringt ab Werk eine Reihe von Funktionen mit, die Ihnen die Arbeit mit Dokumenten erleichtert.
Ein bewährtes Sicherheitskonzept schützt alle von Efalia ECM SBE verwalteten Dokumente. Mehr Details zu den Sicherheitsfunktionen finden Sie hier.
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Efalia ECM SBE Fristensteuerung
Die Efalia ECM SBE Fristensteuerung kontrolliert automatisch, für welche Zeitspanne ein Dokument verfügbar bleiben muss und was nach einer vorher festgelegten Sperrzeit mit ihm passiert. Die Faktoren und Sperrzeiten können Sie selbst bestimmen und individuell festlegen.
Efalia ECM SBE Protokoll-Details
Efalia ECM SBE hält sämtliche Aktivitäten in einem digitalen Protokollbuch fest. Auch an das Thema DSGVO wurde hierbei selbstverständlich gedacht.
GeschäftsProzessManagement
Mit der praktischen Geschäftsprozesssteuerung haben Sie Ihre Dokumente stets fest im Blick: Abwesenheits- und Zeitüberschreitungsfunktionen verhindern, dass Prozesse ins Stocken geraten. Übersichten zeigen den Status von Dokumenten an. Individuell gestaltete Meldungen leiten Benutzer durch die tägliche Informationsflut und E-Mails zeigen an, wenn Dokumente bearbeitet werden können.
Efalia ECM SBE lässt sich mit vorhandenen Anwendungen leicht verknüpfen – das steigert die Effizienz und bringt Ihrem Unternehmen sichtbare Vorteile.
Unser Electronic-Content-Management-System integriert sich spielend leicht in Ihre vorhandene Anwendungslandschaft. Egal, welche Applikationen Sie einsetzen – wir haben die Lösung. Sei es per standardisiertem Link oder über den im Efalia ECM SBE integrierten WebServer.
Der Clou: Wenn Sie Ihre vorhandenen Anwendungen per Link mit Efalia ECM SBE verknüpfen, muss kein Programmcode geschrieben werden. Einfacher, schneller und günstiger geht´s nicht!
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CodelessConnector
Verbinden Sie in Ihrem Unternehmen vorhandene Anwendungen vollkommen ohne Programmierung mit dem Efalia ECM SBE WinClient. Sie benötigen lediglich eine Verlinkung zwischen den Indexfeldern der Anwendung und SBE.
Efalia ECM Link
Vorhandene Anwendungen werden per Link mit dem Efalia ECM SBE WebServer und dem WinClient verknüpft. Eigens definierte URL-Vorlagen enthalten die Daten, die für Such- oder Scanvorgänge genutzt werden sollen.
Web-Integration
Der Efalia ECM SBE WebServer kann problemlos in das Firmen-Intranet oder die Webseite integriert werden. Über ihn erhalten Besucher der Seiten oder Kunden Zugang zu Dokumenten. Dabei können Sie die Sicherheitseinstellungen selbstverständlich individuell anpassen.
Efalia ECM SBE schützt Ihre Dokumente umfassend, unter anderem durch die klare Definition von Benutzerrechten. Efalia ECM SBE zieht alle notwendigen Informationen aus dem Active Directory einer Windows-Domäne. Ebenso kann die eigene, integrierte Benutzerkontensteuerung verwendet und die Administration somit einfach delegiert werden.
Der Zugriff auf die in Efalia ECM SBE verwalteten Dokumente wird durch bewährte und standardisierte Verschlüsselungstechniken gesichert. Dazu gehört eine Verschlüsselung nach TLS-Standard sowie digitale Signaturen und Zertifikate. Weiterhin arbeiten das Windows-Betriebssystem und SBE „Hand in Hand“: Windows sorgt für die Authentifizierung; SBE entscheidet, auf welche Dokumente der Nutzer zugreifen darf.
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Zugriffsrechte
Allgemeine Zugriffsrechte werden bei Efalia ECM SBE schrittweise festgelegt. Darüber hinaus können weitere individuelle Rechte vergeben werden.
Zusätzlich können Indexfelder so gefiltert werden, dass abhängig von deren Inhalt nur auf die entsprechenden Dokumente zugegriffen werden kann. Die Steuerung der Zugriffsrechte hört aber bei den Dokumenten nicht auf. Innerhalb des Efalia ECM SBE GeschäftsProzessManagements können Rechte für einzelne Prozesse definiert werden und auch Scanprofile und Formulare sind selbstverständlich in das umfangreiche Rechtemanagement eingebunden.
Benutzerzugriffe
Alle Zugriffe auf Indexdaten und Dokumente werden vom Efalia ECM SBE-Server gesteuert. Kein Nutzer hat Zugriff auf die Daten, sodass Dokumente und Daten nicht außerhalb des SBE verändert oder gelöscht werden können. Ein weiterer Vorteil dieses mehrschichtigen Aufbaus ist, dass das System stabil läuft und selten gewartet werden muss.
Alle Aktivitäten innerhalb des Efalia ECM SBE können aufgezeichnet und über eine Historie nachverfolgt werden.
Replikation
Ein weiterer Performancefaktor ist die Replikation, zum Beispiel durch das Verteilen auf Zweigstellen: Jeder Efalia ECM-Server kann optional mit anderen Efalia ECM-Servern Dokumente, gesichert per http(s)/TLS, austauschen. Das Efalia ECM SiteReplication-Modul minimiert so Zugriffszeiten durch zusätzliche Verfügbarkeit auf weiteren Servern, zum Beispiel in Zweigstellen.
Der zentrale Efalia ECM-Server kann über Nacht eine große Menge an Daten an Zweigstellen verteilen und somit leistungsschwächere Datenleitungen entlasten.
Ebenso können über Nacht Dokumente von Zweigstellen zur Zentrale übertragen und dort schnell und effizient weiterbearbeitet werden.
Sollte das Augenmerk auf einer direkten Verfügbarkeit von Dokumenten in oder aus Zweigstellen liegen, hilft auch hier die Replikation weiter – durch die Steuerung über Efalia ECM Zeitplaner.
In jedem Unternehmen laufen anhand von Dokumenten definierte Prozesse ab. Sei es, dass bestimmte Dokumente jeweils durch die Abteilungsleitung gesichtet werden müssen oder eine Freigabe erfolgen muss.
Da diese Abläufe zu jedem Unternehmen gehören, bietet jeder Efalia ECM SBE die Möglichkeit einfache Prozesse als Ad-hoc Prozess abzubilden – über den Efalia ECM SBE WinClient.
Mit Ihrem Unternehmen wachsen auch die Art der Prozesse. Dank des modularen Aufbaus wächst Efalia ECM SBE problemlos mit.
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Das optionale Efalia ECM GeschäftsProzessManagement ist eine verlässliche Erweiterung Ihres FileDirector SBE ECM-Systems. Die Administration erfolgt komfortabel und zentral in Efalia ECM Administrationsoberfläche. Eine klar strukturierte grafische Benutzeroberfläche unterstützt Sie dabei im Handumdrehen auch komplexe Prozesse abzubilden und für die Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen und das umfassende Rechtemanagement sorgt selbstverständlich auch hier für Sicherheit.
Das GeschäftsProzessManagment ermöglicht Ihnen vielfältige Möglichkeiten der Automation innerhalb Ihres SBE ECM-Systems. Diese beginnen bei simplen Genehmigungs- oder Wiedervorlageprozessen an Benutzer oder Gruppen und reichen optional bis zum automatischen Import via ODBC.
Dokumente sollen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur weiteren Verwendung aus Ihrem Efalia ECM System exportiert werden? Kein Problem. Soll dieses von einer automatisch generierten E-Mail begleitet werden oder soll eine E-Mail direkt die entsprechenden Dokumente beinhalten?
Sie sehen, unser Prozessmanagement unterstützt Sie von Anfang an und stellt zuverlässig den reibungslosen Ablauf, durch definierbare Eskalationsstufen und Abwesenheitseinstellungen mit entsprechenden Vertretern, sicher.